Zaproszenie do złożenia oferty cenowej na zadanie pn.: „Zapewnienie ciepłego posiłku dla seniorów w ośrodku wsparcia – Dziennym Domu „Senior+” w Kopytowej w 2027 roku”

GOPS.261.6.2026                                                                                              Chorkówka, dnia 10.11.2026 r.

Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Chorkówce
38-458 Chorkówka 189

ZAPRASZA

do złożenia oferty cenowej na zadanie pn.:
„Zapewnienie ciepłego posiłku dla seniorów w ośrodku wsparcia – Dziennym Domu „Senior+” w Kopytowej w 2027 roku”

1.    Zamawiający – Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Chorkówce 38-458 Chorkówka 189, NIP: 684-16-43-923, REGON: 00401147200000.

2.    Opis sposobu przygotowania oferty cenowej:
1) należy ją złożyć w nieprzejrzystej i zamkniętej kopercie,
2) na kopercie należy umieścić nazwę i adres Zamawiającego, nazwę i adres Zleceniobiorcy oraz napis: Oferta cenowa na zadanie pn.: „Zapewnienie ciepłego posiłku dla seniorów w ośrodku wsparcia – Dziennym Domu „Senior+” 
w Kopytowej w 2027 roku”,
3) ceny w niej podane mają być wyrażone cyfrowo i słownie,
4) ma być sporządzona  w języku polskim, czytelną i trwałą techniką,
5) ma obejmować całość zamówienia.

3. Opis przedmiotu zamówienia:

1)    Przedmiotem zamówienia jest: usługa pn.  „Zapewnienie ciepłego posiłku dla seniorów w ośrodku wsparcia – Dziennym Domu „Senior+” w Kopytowej w 2027 roku” polegająca na przygotowaniu i  dostarczeniu dla około 30 seniorów gorących posiłków jednodaniowych.
2)    Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć gorący posiłek jednodaniowy składający się z drugiego dania dla seniorów uczęszczających do Dziennego Domu Senior+” w Kopytowej,  zachowując nw. zasady:
          a)  4 x w tygodniu drugie danie tj,:
- ziemniaki, kasza, makaron lub ryż (min. 200 g),
- mięso lub ryba (min. 100 g),
- surówki, jarzyny (min. 150 g);
b) 1 x w tygodniu – danie jarskie (min. 450 g).

3)    Posiłki przygotowane przez Wykonawcę pod względem technologii wykonania i jakości, spełniać muszą normy określone w ustawie z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. z 2026 r. poz. 1399) łącznie z przepisami wykonawczymi do tej ustawy, oraz wykonane zgodnie z wymaganiami dietetycznymi w szczególnych przypadkach zgłoszonych przez Zamawiającego.
4)    Jadłospis powinien być urozmaicony, rodzaj potrawy nie może powtarzać się w okresie jednego tygodnia.
5)    Miejsce dostawy: Dzienny Dom Senior+” w Kopytowej, 38-459 Kopytowa 60,
od poniedziałku do piątku w dni robocze w godzinach od 12.00 do 14.00 – szczegółowo ustalonych z pracownikiem Dziennego Domu Senior+” w Kopytowej.
6)    Dostawa musi odbywać się w naczyniach przystosowanych do przewozu żywności i zapewniających właściwą ochronę, temperaturę (nie niższą niż 80ºC, a dla surówek temperatura powinna wynosić od 2ºC do 8ºC)  oraz środkami transportu przystosowanymi do przewozu żywności, spełniając przy tym wszelkie wymogi sanitarno–higieniczne.
7)    Wykonawca ponosi odpowiedzialność za jakość posiłku, temperaturę w chwili podania oraz jego walory smakowe i estetyczne.
8)    Wykonawca jest zobowiązany do odbioru pozostałości po wydanych posiłkach (odpadów) – na własny koszt.
9)    Wykonawca zobowiązany jest codziennie przechowywać próbki żywności dla potrzeb badań żywności przez Państwową Inspekcję Sanitarną zgodnie 
z rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 17 kwietnia 2007 r. w sprawie pobierania i przechowywania próbek żywności przez zakłady żywienia zbiorowego typu zamkniętego (Dz. U. z 2007 r. nr 80, poz. 545).
10) Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć do Zamawiającego oraz do Dziennego Domu Senior+” w Kopytowej najpóźniej ostatniego roboczego dnia tygodnia, jadłospis na kolejny tydzień, jadłospis winien być podpisany przez osobę będącą do tego upoważnioną.
11) Przewidywana średnia liczba posiłków wynosi około 30 dziennie. Zamawiający przewiduje możliwość zmniejszenia ilości wydawanych posiłków dziennie w zależności od potrzeb, jednakże zmiany te nie spowodują zmiany ceny jednostkowej. Zamawiający nie ponosi konsekwencji za zmniejszenie ilości posiłków.
12) Liczba seniorów korzystających z dożywiania w danym dniu może być weryfikowana telefonicznie przez pracownika Dziennego Domu Senior+” w Kopytowej do godziny 10.00 każdego dnia.
13) Szacunkowa liczba posiłków objętych przedmiotem umowy wynosi 7530.
14) Faktury, faktury korygujące będą wystawiane i udostępniane w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) zgodnie z ustawą o VAT.
15) Faktury będą wystawiane  do ostatniego dnia każdego miesiąca realizacji Umowy.
16) Za datę wystawienia faktury uważa się datę przesłania jej do KSeF.
17) Wypłata wynagrodzenia nastąpi po stwierdzeniu przez Zleceniodawcę – GOPS w Chorkówce prawidłowości wykonania Przedmiotu umowy w danym miesiącu i zostanie dokonana przelewem na wskazany rachunek bankowy Zleceniobiorcy w terminie 14 dni od dnia wystawienia faktury.
18) Za dzień dokonania płatności przyjmuje się dzień obciążenia rachunku bankowego Zleceniodawcy.
19) Dane do faktury: Podatnik - Nabywca: Gmina Chorkówka, 38-458 Chorkówka 175, NIP 684-23-67-402; Odbiorca i Płatnik: Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Chorkówce, 38-458 Chorkówka 189, NIP 684 16 43 923.
20)  Strony zobowiązują się do niezwłocznego powiadamiania o awarii systemu KSeF lub problemach z dostępem do niego.
21) W przypadku awarii systemu KSEF lub niedostępności KSef Zleceniodawca dopuszcza w pierwszej kolejności przesłanie faktury za pośrednictwem poczty elektronicznej. W trybie awaryjnym, faktury wystawiane są poza systemem 
i mogą być przekazywane Zamawiającemu za pośrednictwem poczty elektronicznej (w formacie PDF): ksajdak@chorkowka.pl. W przypadku wystawienia faktury w formie pisemnej, prawidłowo wystawiona faktura powinna być doręczona do GOPS w Chorkówce.
22) Po usunięciu awarii w systemie KSef , faktury należy dosłać do KSeF w ciągu 7 dni roboczych.” 

4.   Wymagany termin realizacji umowy:
od 02 stycznia 2027 roku do 31 grudnia 2027 roku.

5.    Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował kryterium: cena - 100 %.
Punkty za kryterium „Cena” zostaną obliczone według wzoru:

                     Cn
PC =                ------- x 100 pkt
                     Cb
gdzie,
PC - ilość punktów za kryterium cena,
Cn - najniższa cena ofertowa spośród ofert nieodrzuconych,
Cb – cena oferty badanej.

W kryterium „Cena”, oferta z najniższą ceną otrzyma 100 punktów, a pozostałe oferty po matematycznym przeliczeniu w odniesieniu do najniższej ceny odpowiednio mniej. Końcowy wynik powyższego działania zostanie zaokrąglony do dwóch miejsc po przecinku.

Oferta winna zawierać następujące dokumenty:
1) wypełniony formularz oferty wg załączonego wzoru – załącznik nr 1 do zapytania ofertowego,
2) zaparafowany projekt umowy - załącznik nr 2 do zapytania ofertowego,
3) oświadczenie Wykonawcy - załącznik nr 3 do zapytania ofertowego.

6. W przypadku złożenia oferty niepoprawnej pod względem formalnym lub rachunkowym ofertę odrzuca się.

7. Opis sposobu obliczenia ceny oferty:
    Cena musi zawierać wszystkie koszty związane z realizacją zadania wynikające 
z przedmiotu zamówienia (w szczególności: koszt jednego posiłku, koszt opakowań, dowozu, odbioru  pozostałości) oraz innych niezbędnych prac przygotowawczych i porządkowych niezbędnych do wykonania całego zadania, podatku VAT itp.).

   Cena podana przez Zleceniobiorcę za świadczoną usługę jest obowiązująca przez cały czas trwania umowy i nie będzie podlegała waloryzacji w okresie jej trwania. Zamawiający wybierze ofertę odpowiadającą wszystkim postawionym przez niego wymogom.

8.    Miejsce i termin składania ofert:
     1) ofertę cenową należy złożyć w terminie do dnia 20 listopada  2026 r. do godz. 13.00 w zaklejonej kopercie w siedzibie Zamawiającego, tj. w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Chorkówce, 38-458 Chorkówka, pokój nr  2;

    2) na kopercie należy umieścić nazwę i adres Zamawiającego, nazwę i adres Zleceniobiorcy oraz napis: Oferta cenowa na zadanie pn.: „Zapewnienie ciepłego posiłku dla seniorów w ośrodku wsparcia – Dziennym Domu „Senior+” 
w Kopytowej w 2027 roku”.

    W przypadku przesłania oferty za pośrednictwem Poczty Polskiej lub innego dostawcy – liczy się data wpływu oferty do GOPS w Chorkówce.

9. Oferta otrzymana przez Zamawiającego po terminie, o którym mowa w pkt 8, nie będzie rozpatrywana i zostanie zwrócona Zleceniobiorcy.

10. Zleceniobiorca może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną przez siebie ofertę przed terminem   upływu jej składania.

11. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi Oferentów, którzy złożyli oferty, za pośrednictwem poczty elektronicznej lub telefonicznie.

12. Osobami uprawnionymi do kontaktów ze Zleceniobiorcami jest:

     Wioletta Sysoł - pok. nr 2 tel. 13 43 869 28.

13. Informacje dotyczące zawierania umowy:
     W terminie do 7 dni od daty powiadomienia o wyborze oferty cenowej, wybrany  Zleceniobiorca  obowiązany jest podpisać umowę w siedzibie Zamawiającego.

14. Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych:

1.    Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Chorkówce zwany dalej: „Administratorem”, reprezentowany przez Kierownika.  Kontakt do Administratora: Chorkówka 189 tel. (0-13) 4386927 e-mail: gops@chorkowka.pl. Kontakt do Inspektora Ochrony Danych: tel. (0-13) 4386937, e-mail:iod@chorkowka.pl.

2.    Kontakt do Inspektora Ochrony Danych – adres:  Chorkówka 175, 38-458 Chorkówka, tel. (0-13) 4386937, e-mail: iod@chorkowka.pl.

3.    Podstawą prawną przetwarzania danych jest: 

a.     art. 6 ust. 1 lit. b  RODO tj. przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;

b.    art. 6 ust. 1 lit. c  RODO tj. przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze tj. udzielenia zamówienia zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. kodeks cywilny;

c.     art. 6 ust. 1 lit. c  RODO tj. przetwarzanie danych jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze w zw. z art. 34a ust. 1 ustawy z 27.08.2009 r. o finansach publicznych, tj. zamieszczenia danych o umowach w Centralnym Rejestrze Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych (dalej: „CRU”);

d.    art. 6 ust. 1 lit. c RODO tj. przetwarzanie jest niezbędne w celu przechowywania dokumentacji w archiwum zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

4.    Dane osobowe mogą być przetwarzane w celu przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia, zawarcia i realizacji umowy, wykonania zlecenia, usługi, zamieszczenia danych o umowach w CRU, archiwizacji dokumentacji.

5.    Podanie danych jest dobrowolne ale konieczne w celu przystąpienia do zamówienia, zawarcia umowy oraz jej realizacji. Niepodanie danych skutkuje brakiem możliwości podjęcia współpracy, zawarcia umowy.

6.    Dane będą przechowywane przez okres współpracy, trwania zawartej umowy a po jej zakończeniu przez okres wymagany kategorią archiwalną. W przypadku danych zawartych jedynie na fakturach dane są przechowywane przez okres 5 lat (kat. B5), w przypadku umów cywilnoprawnych bez składki na ubezpieczenie społeczne przez okres 10 lat (kat.B10), natomiast w przypadku opłacania składki społecznej przez okres 50 lat (kat.B50). Dane osobowe będą przechowywane w CRU przez okres 5  lat, licząc od końca roku, w którym umowa zawarta z administratorem przestała obowiązywać. Po upływie tego okresu dane będą usuwane z CRU.

7.    Administrator może przekazać dane innym odbiorcom jedynie na podstawie przepisów prawa. Odbiorcą danych może być: w przypadku prowadzenia korespondencji: operator pocztowy, operator wyznaczony do e-doręczeń, dostawca poczty elektronicznej; bank realizujący usługi bankowe dla administratora, odbiorcą danych może być również dostawca systemu finansowo-księgowego z którym zawarto umowę powierzenia przetwarzania danych. Dane będą udostępniane Ministrowi Finansów prowadzącemu CRU. Dane osobowe udostępniane i aktualizowane w CRU, który jest rejestrem jawnym i dostępnym w internecie, będą jawne i powszechnie dostępne. Szczegóły dotyczące odbiorców można uzyskać kontaktując się z pracownikiem Administratora. 

8.    Administrator nie przekazuje Państwa danych do państwa trzeciego ani do organizacji międzynarodowych. 

9.    W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługuje żądanie następujących uprawnień: 1) prawo dostępu do danych osobowych; 2) prawo do żądania sprostowania danych osobowych – w przypadku gdy dane są nieprawidłowe lub niekompletne; 3) prawo do usunięcia danych osobowych - w przypadku gdy ustała podstawa do ich przetwarzania, dane osobowe przetwarzane są niezgodnie z prawem, dane osobowe muszą być usunięte w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisów prawa; 4) prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych - w przypadku, gdy: osoba, której dane dotyczą kwestionuje prawidłowość danych osobowych, przetwarzanie danych jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych, żądając w zamian ich ograniczenia, Administrator nie potrzebuje już danych dla swoich celów, ale osoba, której dane dotyczą, potrzebuje ich do ustalenia, obrony lub dochodzenia roszczeń.

10. Jeżeli przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy RODO istnieje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych 
w Warszawie.

11. W oparciu o Państwa dane osobowe Administrator nie będzie podejmował zautomatyzowanych decyzji, w tym decyzji będących wynikiem profilowania. 

Przygotowała: Wioletta Sysoł             

                                                                                                                                                  Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej

                                                                                                                                                                                        w Chorkówce 

                                                                                                                                                                             mgr Katarzyna Ginalska

W załączeniu:

1) formularz oferty;
2) projekt umowy;
3) oświadczenie Wykonawcy.